טיפול בטבלת אקסל כאובייקט פנימי במצגת פאוור-פוינט

[LLEM]

טיפול בטבלת אקסל כאובייקט פנימי במצגת פאוור-פוינט

זו הפעם השלישית שאני מציג שאלה הקשורה בנושא, אחרי ששתי הבעיות הקודמות שלי לא נפתרו, אז אני מחפש דרכים יצירתיות לעקוף אותן, והנה השלישית.
אפרט בקצרה את הבעיה הקודמת שלי ואת הרעיון החדש:
יש לי קובץ אקסל, שמרכז נתונים לעובדים, והוא מיועד לצפייה בלבד. בקובץ יש נוסחאות, שמתעדכנות בזמן אמיתי על פי התאריך במחשב. מאחר שהקובץ הוא לצפייה בלבד (אין צורך לשנות בו כלום), הרעיון המקורי היה להציג את הקובץ במצגת כדי לחסוך למשתמש את ההתעסקות הישירה עם קובץ האקסל, ואז גיליתי, שקובץ האקסל המיובא למצגת לא מתעדכן אוטומטית, אלא באמצעות פעולה יזומה של המשתמש או באמצעות VBA. השימוש ב-VBA בעייתי, מאחר שקובץ המצגת "מתעסק" עם קובץ אקסל חיצוני, וזה יוצר בעיה של אבטחת מידע בארגון.
הרעיון החדש שלי הוא כזה, ואני רוצה לדעת אם הוא אפשרי:
אני מבצע "הוספת אובייקט" מתוך המצגת, אך במקום לעשות זאת מקובץ קיים, אני יוצר אובייקט אקסל חדש (Create New). על פי הבנתי, כשעושים את זה, טבלת האקסל היא פנימית של המצגת, ולא יהיה ניתן לראות אותה כקובץ. השאלה היא איך אני ניגש אליה באמצעות VBA. איזה מין אובייקט זה? האם הרעיון החדש יעזור?
חרשתי את יו-טיוב, ולא מצאתי התייחסות כזו. כולם מתייחסים להוספת טבלת אקסל מקובץ חיצוני קיים.
מדובר בחלונות 10 ואופיס 2016.

 

[ziv98]

צעד אחד אחורה

אם האקסל מוגן לקריאה בלבד - למה לא לפתוח אותו ?

 

[LLEM]

לא ניסחתי נכון, אבל זה לא העניין

קובץ האקסל עצמו לא מוגן, אבל כונן הרשת שבו הוא נמצא מאפשר רק לאדם אחד בחברה בעל גישה לבצע שינוי בקבצים בתוכו.
זו גם לא היתה הכוונה שלי. הכוונה היתה, שהמשתמש או העובד הפשוט לא צריך לבצע בו שינויים כלל. הוא רק צריך לקרוא נתונים. הקובץ נותן התראות צבעוניות באמצעות "עיצוב מותנה" פשוט. צירפתי דוגמה.
אבל זה לא העניין. זו כבר בעיה, שאני אוכל להתמודד איתה.
כל העניין הוא לחסוך מהמשתמש הפשוט את הצורך להיכנס לקובץ כאקסל. יש אנשים שלא מסתדרים עם אקסל, ובמיוחד אם הקובץ מסובך.
סיבה נוספת היא שבנינו מין "מערכת ניהול" פשוטה בפאוור-פוינט, שמאפשרת לכל עובד וכל מנהל להיכנס לנהלי החברה בצורה ידידותית למשתמש, ורציתי שגם המידע מקובץ האקסל יוצג שם, אבל המידע חייב להתעדכן בזמן אמיתי, מאחר שהוא מציג תוקף של נהלים באמצעות תאריך.
צירפתי דוגמה להודעה. הקובץ המקורי הוא כמובן הרבה יותר מסועף, ויש בו בערך 20 גליונות. לא אידיאלי למשתמש פשוט.

 

[שחיין]

תנסה לעבוד הפוך - מאקסל לפאוורפוינט

תעשה כך:

1. באקסל תסמן את התאים שאתה רוצה שיוצגו בפאוורפוינט.
2. העתק [רגיל !]
3. תעבור לפאוורפוינט ותדביק בהדבקה מיוחדת - הדבק וקשר !.

הדבקה מיוחדת תמצא עם החץ הקטן מתחת ללחצן הדבק בלשונית בית.

בהדבקה מיוחדת תסמן את "הדבק וקשר".


כעת, כל שינוי בתוכן התאים שיעשה באקסל יוצג מיד [עוד לפני שמירה !] בפאוורפוינט.
המגבלה היחידה שראיתי היא שאם אתה מגדיל את הטבלה למשל עם עוד שורות, הם לא יוצגו בפאוורפוינט. מוצגים רק התאים שהועתקו בהתחלה.

כמובן שקיימת הבעיה של עריכת קובץ האקסל ע"י הקלקה כפולה על החלק המקושר, אבל מכמה הודעות שלך הבנתי שממילא לא ניתן לגשת אליו אז זו לא באמת בעיה.

 

[LLEM]

זה בדיוק מה שעשיתי, אבל אני אומר שיש עם זה בעיה

ההסבר שלך זהה בדיוק למה שמסבירים בלא מעט סרטונים ביו-טיוב, אבל הם לא פותרים את הבעיה שלי. הבעיה העיקרית היא שהמשתמש חייב לפתוח את קובץ האקסל, בכל פעם שירצה לראות תצוגה עדכנית במצגת. כל העניין הוא שהמשתמש לא יצטרך לבצע את הפעולה הזו. אני רוצה שזה יהיה אוטומטי. אני יוצא מנקודת הנחה, שהמשתמש לא מבין באקסל בכלל. אני רק רוצה להראות לו המידע שבגיליון.
ואני שוב אומר - אין שום בעיה לפתוח את הקובץ, אבל אילו הייתי רוצה שהמשתמש יפתח את הקובץ, לא הייתי מציג את הבעיה הזו.

 

[שחיין]

נראה שלא קראת את הודעתי ואם קראת לא בדקת

 

[LLEM]

קראתי, אבל לא בדקתי

כי אני יודע בדיוק על מה אתה מדבר.
אבל למען הסר ספק, החלטתי למרות הכל לבדוק שוב על פי ההנחיות שלך.
אז זה מה שעשיתי:
1. העתקתי את טבלת האקסל בהעתקה רגילה אל המצגת, אך עשיתי הדבקה מיוחדת עם קישור, כפי שביקשת.
2. עשיתי שינויים בקובץ האקסל, והשינויים אכן מיד תורגמו למצגת, כמצופה.
3. בשלב הבא סגרתי את המצגת, כי במציאות היא לא תישאר פתוחה. כל משתמש נכנס אליה דרך המחשב שלו, שזה אפשרי, מאחר שהיא נמצאת בכונן רשת.
4. ביצעתי שינויים בקובץ האקסל, ורק לאחר ביצוע השינויים פתחתי את המצגת. לפני שהמצגת נפתחה, הוצגה בפניי הודעה שאומרת, שקישורים מסוימים במצגת עודכנו, ואם ברצוני לעדכן אותם. כמובן שהם מיד עודכנו ברגע שלחצתי.

אני רוצה להימנע משלב 4. אני רוצה שהוא יהיה אוטומטי. למה? כי אם לא, אני צריך להודיע ל-500 עובדים בארגון, שאם הם נכנסים למצגת, ופתאום קופצת להם הודעת אבטחה מוזרה, הם צריכים לאשר אותה בכל פעם, וזה נשמע מאוד לא מקצועי, ובכל מקרה אני רוצה להימנע מזה.

אז עכשיו החלטתי שאני מוכן להתפשר בדבר אחד, וזה לוותר על ניהול קובץ אקסל חיצוני, ופשוט לנהל אותו כקובץ פנימי במצגת (כמו שאתה אמרת - "הקלקה כפולה על החלק המקושר"). אבל הבעיה עם זה היא שהמשתמש הרגיל לא יכול לערוך (לא יכול לעשות הקלקה כפולה), מאחר שהמצגת היא למעשה קובץ "Slide Show" (סיומת ppsx), ולא קובץ "Presentation" (סיומת pptx). רק "מנהל" יכול לעשות עריכות. העובד הפשוט רק צופה.

אני בטוח שיש אפשרות "להעיר" את האקסל הפנימי המצגת באמצעות VBA ואז מיד "לכבות" אותו, כי ככה הוא יתעדכן לבד, והעיצוב המותנה שבניתי שם יעבוד מיד עם פתיחת המצגת בכל פעם. השאלה היא איך...

מצטער שחפרתי יותר מדי, אבל אני לא מוצא דרך פשוטה יותר להסביר את זה.

 

[שחיין]

צריך לשאול את השאלה הנכונה

אם הבנתי אותך נכון אז השאלה שלך צריכה להיות:
"כיצד לבטל את קפיצת הודעות האבטחה האוטומטיות בפאוורפוינט?".

ראה אם זה עוזר לך:
ביטול התראות

 

[LLEM]

אולי, אבל לדעתי זו לא השאלה הנכונה

אגב, צירפתי את ההודעה כקובץ תמונה.
הבעיה בהודעה הזו היא לא אבטחת מידע מבחינתי. ההודעה הזו שואלת אותך, אם אתה מעוניין לעדכן קישורים, והתשובה היא כן, אבל אני לא רוצה שהיא תופיע. אני רוצה שהעדכון יהיה אוטומטי.
אני מאוד מעריך את העזרה שלך, אבל אולי אתה לא מצליח להבין מה אני רוצה (או שאני לא מבין את התשובה שלך).

בכל מקרה, צירפתי קובץ מצגת, וזה ההסבר הכי פשוט לבעיה שלי:
בקובץ יש אובייקט אקסל שיצרתי במצגת (לחצתי על "הוספת אובייקט" ו"גיליון אקסל"). הכנסתי נוסחה לאחד התאים המרכזיים שם, שמחזירה את השעה במחשב שלך בזמן אמיתי (פונקציה "NOW"). עשיתי את זה בשעה 15:50. אילו הייתי שולח לך את זה בקובץ אקסל, השעה האמיתית היתה מופיעה לך שם עם פתיחת הקובץ, ולא 15:50. אני מנחש, שכשתפתח את הקובץ הזה, השעה שם תהיה 15:50, ולא השעה האמיתית. כל מה שאני רוצה, זה שהשעה האמיתית תוצג אוטומטית בלי הודעות ובלי קלט כל שהוא מהמשתמש. אם תפתור לי את זה, אז נגמר הסיפור. לא אכפת לי שהפתרון יהיה עם VBA.