יש לי שאלה שנוגעת ליחסי עבודה בין מזכירות

[אורנה 77]

יש לי שאלה שנוגעת ליחסי עבודה בין מזכירות

מאיפה להתחיל ? רקע- עובדת איתי אישה המבוגרת ממני בכ-10 שנים, הגיעה ע"י פרוטקציה למשרד. יש לה בעיות של קשב, ריכוז והאישיות שלה לא להיט (אולי בקרב הגברים כן). הגיע למשרד לפני שנה וקצת. היא נאמנה בצורה עיוורת ודורסנית. היא לא מוסרת לי הודעות בזמן אמת, שאנשים מחפשים אותי, אומרת לי ש-XXX השאיר לי כבר 3 הודעות וביקש שאחזור אליו (מתי קיבלתי את ההודעה הראשונה ?). הגרוע יותר הוא שכאשר מחפשים את המנהל או שהמנהל מבקש מישהו גם אז היא לא טורחת לעדכן אותי. יש עוד כל מיני דברים שהיא עושה אבל לא רלוונטי כרגע לשאלתי הבאה. היום בבוקר המנהל קרה לי למשרד והוא אמר לי שהיא נכנסה אליו אתמול והתלוננה עליי. אמרה שאני נותנת לה על הראש כאשר היא לא מדווחת לי מי חיפש את המנהל או את מי המנהל חיפש. בקיצור המנהל אמר לי תרדי ממנה ונורא נפגעתי למרות שהוא ציין ואמר "את מכירה אותה". אמרתי למנהל שזה לא מקובל שמשאירים לו הודעה והיא לא מוסרת לי מאחר ואני מזכירתו האישית. יש לציין שאני ותיקה ממנה בכמה שנים טובות ורוב העבודה המשרדית מרוכזת אצלי מכיוון שאף אחד לא רוצה לעבוד איתה וזה יוצר אצלה קנאה וצרות עין. שאלתי היא: איך עכשיו אני אמורה להתנהג ? מה לעשות ? להתעמת איתה ? אם כן מה להגיד לה ?

 

[לביאה בפעולה]

האם

את יכולה לפרט איך בדיוק אתן מחלקות את העבודה ביניכן. מהן תחומי האחריות של כל אחת מכן?

 

[אורנה 77]

תשובה

יש חלוקת עבודה מאוד ברורה וכתובה, אבל הרבה אנשים לא רוצים לעבוד עימה עקב בעיה של אמינות, מקצועיות ויושר. לכן יוצא שהנטל נופל עליי ברובו. האנשים אינם מעוניינים לדווח למנהל הבכיר מאחר ויודעים שהיא בפרוטקציה. נוצר מצב שהיא מחפשת לפרוץ גבולות, כגון לקיחת הודעות עבור המנהלים שלי ולמסור להם אישית ועוד... ידיי כבולות מאחר והמנהלים מסרבים להעביר לידיה סמכויות.

 

[לביאה בפעולה]

תבקשי

שלא ישאירו לה הודעות שאת אמורה לקבל. אם היא עונה אז שישלחו לך אימייל. או לחילופין, את יכולה להעביר את השיחות לסלולרי שלך כשאת לא במקום וכך תהיי זמינה.

 

[הגר שקד]

אורנה שלום

בעבודה לא תמיד ניתן לבחור את שותפינו, אבל בהחלט אפשר להוביל גם עמיתים שאינם מיודדים לשיתוף פעולה לקידום מטרות משותפות בעבודה. הייתי רוצה לחדד ולשאול - מהכרותך האישית עם המשרד, עובדיו ומנהליו, איזו פניה תוביל לדעתך לתוצאה הטובה ביותר? ושאלה נוספת - מה יחשב בעיניך לתוצאה טובה? כדי לבחון את השאלות תוכלי לערוך מספר סימולציות עם עצמך ולבחון לאן עשויה להוביל כל אחת מהדרכים האופציונאליות. לדוגמה, מה יקרה עם תתעמתי עם שותפתיך לעבודה? לאיזו תוצאות זה עשוי להוביל? מה יקרה אם תשוחחי איתה, או תנסי לשתף אותה ולהעביר אליה קצת מסמכויותיך? מה היתרונות בכך, מה החסרונות? את מוזמנת לספר עוד, שבוע טוב, הגר

 

[אורנה 77]

תשובה

לי אישית לא איכפת להעביר סמכויות, הבעיה היא שהמנהלים לא מעוניינים, אבל הם גם לא מעוניינים לדבר עם המנהל הבכיר ולהגיד לו שהיא בעייתית מאחר והיא בפרוטקציה (מישהו מאוד בכיר וחשוב הכניס אותה לחברה). האופציה היחידה שלי היא "לרדת ממנה" כמו שהמנהל הבכיר אמר לי. אין מה לעשות יש לה אישיות והתנהלות מקצעוית ואישית בעייתית. הבעיה היא הנזק שהיא גורמת וגם התחושה שלי לא אחת שאני יוצאת "לא טוב".

 

[הגר שקד]

הי אורנה

סליחה על התשובה המאוחרת. האפשרות היחידה שהעלית בתשובתך היא להישאר פסיבית ולהמשיך לצאת "לא טוב". ואם כך הוא הדבר, השאלה המתבקשת היא - מה הייתה הסיבה שפנית לפורום? למה ציפית? כפי שאת בוודאי יודעת אין תרופת פלא שתעלים או תשנה את העובדת. מי שיכולה לעשות שינוי זו את. נסי לחשוב מה תוכלי לשנות אצלך שישפר את הרגשתך ובהמשך ישפיע גם על סביבתך. אשמח לשמוע, הגר

 

[אורנה 77]

הגר...

תודה שחזרת אליי. פניתי לפורום כי חשבתי שאולי יש לפורום עצה איך לצאת מהסיטואציה המתמשכת שאני נמצאת בה. הבנתי שהדרך היחידה שלי היא או להמשיך לעבוד ולסבול או פשוט לעזוב ולוותר על 7 שנים של השקעה.

 

[הגר שקד]

אורנה יקירה

קושי המתמשך גורם לכולנו להעדיף לנטוש. אף אחד הרי לא נהנה לסבול.... ובאמת, רצוי שמקום עבודה בו אנו מבלים חלק ניכר מיומנו, יהיה נעים ככל האפשר, אך חשבי על זה - השקעת 7 שנים במקום, ויחסים לא נעימים עשויים להתקיים גם במקום עבודה אחר. ואז מה תעשי? תברחי בכל פעם שזה קורה? איני נוהגת לייעץ, אבל אנסה לסייע בדרך בה אני נוהגת עם מתאמנים. אני מזמינה אותך לקחת דף ולצייר טבלה שבה שלוש עמודות. בעמודה הראשונה פרטי בנקודות כיצד נראה (מנקודת מבטך) מקום עבודתך לפני בואה של אותה עובדת. כתבי איך נראה סדר יומך, מה היה תפקידך, מה היו שעות העבודה, מה הייתה אינטרקציה עם העובדים האחרים, האם הייתה תחושה של פירגון, של מטרה משותפת, של עזרה הדדית, האם נהגתם לשבת לארוחה משותפת או קפה... (הוסיפי ופרטי כל דבר שנראה לך חשוב). בעמודה השניה כתבי (ליד כל שורה של העמודה הראשונה) כיצד נראים הדברים היום. מה מהדברים השתנה ומה נותר כפי שהיה, אם השתנה - במה? האם השתנה לרעה או לטובה. בעמודה השלישית כתבי (בכנות ככל האפשר) מה מכל הדברים שהשתנו - לרעה ולטובה - קשור באופן ישיר להצטרפותה של העובדת. אחרי שתסיימי לכתוב, להוסיף, לתקן ולקרוא את הדברים פעמיים-שלוש, את מוזמנת לספר לי מה גילית, ואם עלו לך במהלך הכתיבה והקריאה מחשבות על דרכים אפקטיביות יותר מלסבול בשקט או לנטוש. מה את אומרת? תרצי לנסות? בהצלחה! הגר (אם לא נוח לך לחשוף זאת בפומבי, שילחי לי מסר)

 

[הומניקיישן]

מצב שכיח בעבודה

מה שאת מתארת מאד שכיח במערכות יחסים במיוחד במקומות עבודה. מצב של תקצורת או נתק בתקשורת קורה בדרך כלל בגלל סגנונות תקשורת שונים ולא בגלל "פגם באישיות" כמו שרב בני האדם חושבים. יש סיכוי ואת והיא "לא מדברות באותה השפה". האם עשיתן אי פעם הבהרת ציפיות? יתכן שמה שלך כה ברור בשבילה הוא יוצא דופן ולהיפך. איך היית רוצה שמערכת היחסים הזו תראה? האם היא יודעת מזה? מהו סגנון התקשורת שלה? איך נכון לפנות אליה? איך אפשר להעביר עליה ביקורת מבלי שהיא תפגע?....... כל זה ועוד אפשר למצוא בסדנה שנקראת MAKE OR BREAK שמטרתה לשפר ולחזק מערכות יחסים(כל מערכת יחסים שהיא) באמצעות כלים למניעת סכסוכים או פתרונם מהיר. פרטים ב- http://www.tandoo.org/heb/mob איילת סמואל מנחה בכירה הומניקיישן

 

[אורנה 77]

תשובה

באמת שעשיתי כל מה שניתן לעשות, דיברתי יפה, דיברתי מלמטה ומלמעלה, נתתי לה להתחצף אליי, לעשות מה שהיא רוצה, לתת לה את ההרגשה שהיא במרכז העניינים, מה לא.... אני אדם שמאוד איכפת לו מהסביבה ורגישה לאנשים אחרים אבל במקרה הזה הרמתי ידיים. המנהלים אמרו לי לעשות את העבודה שלי ושהיא תעשה מה שהיא רוצה. המנכ"ל יודע ועדיין שותק מאחר והוא לא רוצה שום עסק עם הקרוב משפחה שלה.