ניהול ספרים במקרה שלי

[שלוקי8]

ניהול ספרים במקרה שלי

שלום, אני עסק א - מעצב עוסק פטור.
עסק ב' מוכר את העיצובים שלי באינטרנט.
בכל פעם שלעסק ב' יש מכירה אני מקבל ממנו הזמנה ומעצב (מייצר) ללקוח שלו את הפריט (יש גם משלוח אבל זה לא רלוונטי לשאלה).
בסוף חודש עסק ב' מעביר לי חלק מהרווחים לפי סיכום בינינו.
שאלות:
1. האם נכון לומר שעליי לרשום הזמנה עם ביצוע עסקה לפני כל עבודה (עיצוב), חשבונית עסקה בגמר כל עבודה כדרישת תשלום, וקבלה פעם בחודש עבור חלוקת הרווחים החודשית?
2. מבין המסמכים הנ"ל (הזמנה, חשבונית עסקה וקבלה) יש איזה מהם שאפשר לעשות באקסל כפי שנוח לי ולא לקנות פנקס רשמי? (קבלות אני מניח שאי אפשר לעשות כזה דבר).
3. הגיוני שיהיה הבדל בין הסכומים שיופיעו בהזמנות ובחשבוניות עסקה לבין מה הסכומים שעליהם אוציא קבלות, שהרי קבלות הן על הרווחים. זה נורמלי או שיש משהו שאני מפספס?
4. האם יש ספר שאני שוכח? ספר טובין, הזמנות וכולי.. אין לי מושג.
5. עסק ב' מוכר בדולרים. את ההזמנה / חשבונית עסקה לרשום בדולרים? אני מניח שאת הקבלה חובה לרשום בשקלים..

תודה רבה.

 

[yonak84]

תשובה כללית

1. זה נכון באופן כללי. חידוד לגבי קבלות - קבלה אתה מוציא רק כאשר אתה מקבל כסף (מזומן, צ'ק, העברה וכו') ועל הסכום שאתה מקבל.
2. אי אפשר לעשות את זה באקסל או משהו כזה. עם זאת זה לא חייב להיות עם פנקס. יש כל מיני תוכנות שמאושרות על ידי מס הכנסה שאפשר להפיק איתן את המסמכים ולנהל את הכל דרכן אם זה יותר נוח לך.
3. לא הגיוני. זה צריך להיות תואם (למעט הפרשים שנובעים משינויים בשער הדולר - מתקשר לסעיף 5).
אתה צריך להוציא הזמנה וחשבון עסקה לפי מה שאתה אמור לקבל - לא לפי מה שעסק ב' אמור לקבל.
4. צריך גם ספר תקבולים תשלומים (לרישום מרוכז של קבלות והוצאות).
אם יש לך מלאי אז גם ספר תנועות מלאי.
5. הקבלה בש"ח כמובן לפי מה שאתה מקבל. השאר הייתי מוציא בדולרים כי אי אפשר לדעת מה יהיה השער כשתקבל את הכסף.
בהצלחה.

 

[שלוקי8]

תודה רבה. שתי שאלות משלימות.

תוספת לשאלה 3:
עם הוצאת הזמנה, בכנות, אינני יודע במדויק מה יהיו עלויות הייצור של העיצוב, והבנתי (וייתכן שנאמרה לי טעות כמובן) שישנה איזו גמישות בהזמנה לעומת חשבונית העסקה שבה (בחשבונית העסקה) מאחר והיא מגיעה כדרישת תשלום לאחר ייצור הפריט אז באמת היא זאת שצריכה להיות תואמת לקבלה. למעשה החידוד שאני זקוק לו נוגע שוב לנושא של התאמת סכומים בין המסמכים השונים.

תוספות לשאלה 4:
קראתי שספר תקבולים ותשלומים צריך להחזיק מי שעושה לעצמו הנהלת חשבונות. במקרה שלי יש הנהלת חשבונות. האם עדיין אני זקוק לספר זה?
לגבי ספר תנועות מלאי, הלכה למעשה אינני מחזיק במלאי אלא מעצב ומייצר "פר פריט" על בסיס הזמנות של עסק ב' שמוכר את המוצרים. הפריטים הללו מיד נשלחים ללקוחות הקצה כאמור. עם זאת, ייתכן שאצבור מלאי מסויים כי סביר שיהיו החזרות (לקוחות כמובן רוצים לפעמים להחזיר מוצרים מכל מיני סיבות). האם מלאי כאמור מצריך ניהול ספר תנועות מלאי?

 

[שלוקי8]

דבר נוסף..

לגבי שאלה 3, ואבקש את סליחתך אם זה מובן מאליו, כוונתי היא שאחרי שאשלם על ייצור הפריט אדע במדויק מהן העלויות ואוכל להוציא חשבונית עסקה / דרישת תשלום - הכוללת עלויות ייצור ורווח שמגיע לי - בצורה שבאמת משקפת את המציאות והסיכומים בינינו.
&nbsp
ובכלל, האם מותר לי ולעסק ב' לבצע התאמות בסוף חודש? כלומר, להוציא חשבוניות עסקה לעסק ב' עד כמה שניתן בסכומים מדויקים, ובסוף חודש בנוסף לקבלה שאוציא לו על הכסף שהוא ישלם לי (סך דרישות התשלום), יתבצע בינינו תשלום נוסף, ממנו אליי או ממני אליו, כך שרצון הצדדים והחלוקה שקבענו לנו תעשה?
&nbsp
&nbsp

 

[yonak84]

בבקשה

לגבי 3: הבנת נכון. אם בפועל העלויות הם לא כמו שהזמנה אז כמובן שחובה שהקבלה וחשבון העסקה יהיו שונים מההזמנה. אני מציע, לצורך ביקורת עצמית, שתעשה לעצמך זיכרון דברים בסוף כל עסקה ותנתח לעצמך ממה נובע ההפרש.
לגבי 4: אם יש לך הנהלת חשבונות - הם אלה שצריכים לעשות בשבילך את הספר תקבולים תשלומים.
אם מדובר במלאי שאתה יכול אח"כ למכור אז התשובה היא כן.
בכלל, מותר לכם לעשות הכל כל עוד אתם לא עוברים על החוק

 

[שלוקי8]

מעולה. אם אפשר עוד הסבר קטן אשמח..

מהקל לכבד:
1. זיכרון דברים לניתוח הפרש: בכל מקרה התכוונתי לעשות זאת, אך עדיין אשמח לאישורך כי לא מדובר בחובה חוקית.
2. אפשר דוגמה / דוגמאות להתאמה כזאת בסוף חודש שאינן חוקיות? יש איזה חוק שמדבר על זה אולי? אנחנו רוצים כמובן להימנע מכל טעות ולעשות שהכל יהיה סופר חוקי.
3. לגבי ניהול ספר מלאי, מאחר וסביר שיצטבר לו מלאי של החזרות (תמיד יש החזרות באחוז מסויים כמובן), האם צריך לפנות לחוק כדי לדעת מי הבעלים של המוצרים האלה? נראה לי שלפחות אחד מאיתנו חייב לנהל ספר מלאי.. מראש סליחה אם השאלה הזאת ממש תמימה או מעצבנת..