עומרי ליגל
New member
מאמר: עו"ד בעידן המידע - מערכות מידע ניהוליות
עו"ד בעידן המידע/עומרי שור. לכולנו יש תמונה אסוציאטיבית המתקשרת למילים "משרד עורכי דין". ערימות של תיקים, ארונות על ארונות, לא ברור איך יודעים מה נמצא והיכן. לפני מספר שנים כשדיברנו על מחשוב המשרד, דיברנו על תוכנות אופיס משרדיות. לקח זמן להטמיע את התוכנות בעבודת המשרד השוטפת, אך היום ברור לכולם כי שליטה בתוכנות אלו הינה בסיס ליעילות ולשליטה בעבודת המשרד היומיומית. עתה הגיע הזמן לשלב הבא. דמיין לעצמך ישיבה מול המחשב, חשיבה על תיק כלשהו ושליפה מיידית של כל החומר הרלוונטי לתיק זה. כך עובד עורך דין בעידן המידע. תוכנות לניהול משרד עורכי דין הופכות לתקן במשרדי עורכי דין. מובילי המהפכה, במפתיע, הינם דווקא בתי המשפט. בתי המשפט ומערכת "נט המשפט" המוטמעת בהם בימים אלו, מושכים את כל ענף הדין לעבודה מסודרת ואיכותית בניהול תיקים ממוחשבים. הרוב המכריע של המשרדים הגדולים התחילו בהטמעת תוכנות לניהול המשרד כבר בתחילת שנות התשעים. לאחריהם, התחילו תוכנות אלו להכנס גם למשרדים הבינוניים והקטנים. תוכנה מסוג זה מכילה מספר מיני מערכות המוטמעות בה, המקנות יכולות ויתרונות לעסק המשתמש בה: • מערכת CRM (ניהול קשרי הלקוחות) – העוזרת להעניק ללקוח שירות טוב יותר. עסק משפטי הינו עסק שירותי שבסיסו הוא הענקת שירותים משפטיים ללקוח. עם מערכת CRM ניתן לתת ללקוח שירות טוב יותר ובעיקר מיידי – תשובות מידיות ללקוח השואל כיצד מתנהל הטיפול בעינייניו. • מערכת ניהול תיקים ומסמכים – תיוק מיידי ודיגיטלי של כל מסמך הנוגע לתיק, מאפשר סדר וחיסכון בנייר. במקביל, מערכת "נט המשפט" או בכינויה "בית משפט ללא נייר", נותנת ממשק יעיל ומהיר בין המשרד לבית המשפט. כל שינוי או החלטה בתיק מעודכנת מיידית במערכת וגוררת עימה שינוי אוטומטי ביומן עורך הדין. • מערכת ניהול יומנים שיתופית – כל גורמי המשרד שותפים ליומנים, כך מתאפשר דיוק, סדר ואחריות הדדית של צוות המשרד. למערכת זו חשיבות עצומה במניעת תקלות הנפוצות במשרדים שעדיין לא הצטיידו בתוכנה, כגון איחורים ללקוח או חשוב מכך – החמצת הופעות בבית המשפט. • מערכת ניהול פיננסי – משרד עורכי דין הינו עסק כלכלי הפועל למטרות רווח. במשרדים הפועלים ללא תוכנה, ישנו חסך בניהול פיננסי המתבטא בשגיאות בחיוב הלקוחות. באחד ממשרדי עו"ד שבהן הוטמעה תוכנה לאחרונה, נבדק ונמצא כי התוכנה מסייעת לחיוב בין 20,000 ל-30,000 ₪ בשנה רק בתחום הדואר שנשלח ולא חוייב. כמו כן, התוכנה מסייעת להבנת מבנה ההכנסות (ה'פארטו') של העסק –מי מהלקוחות מייצר לעסק את מירב ההכנסות. ע"י כך השותפים יכולים להחליט מי מהלקוחות לא רווחי לפירמה ולקבל ממנו פחות עבודה. משרדים המתחילים לעבוד עם תוכנה, בדרך כלל משנים את דפוסי העבודה של המשרד ומעלים את רווחיות העסק בטווח המיידי. הם מספרים כי התוכנה מהווה עבורם כלי לקבלת החלטות ניהוליות מהמעלה הראשונה ופותרת את בעיות המשרד בצורה מושלמת. עד היום, משרדים קטנים עד בינוניים לא יכלו להרשות לעצמם תוכנה, עם כל הייתרונות הברורים הכרוכים בה. מעתה, גם אלו שלא יכלו, יכולים לעשות זאת. מודל תמחור SAAS (Software As A Service) הינו מודל המוזיל את עלויות הכניסה לעידן המידע. כדאי ומומלץ גם לאותם משרדים שלא התנהלו בצורה זו לבחון אפשרות מעבר לצורת עבודה זו, ולהתחיל להנות מאותם ייתרונות ש"הגדולים" נהנים מהם כבר שנים. *הכותב הינו מנהל השיווק של תוכנת "Legal" לניהול משרדי עורכי דין.
עו"ד בעידן המידע/עומרי שור. לכולנו יש תמונה אסוציאטיבית המתקשרת למילים "משרד עורכי דין". ערימות של תיקים, ארונות על ארונות, לא ברור איך יודעים מה נמצא והיכן. לפני מספר שנים כשדיברנו על מחשוב המשרד, דיברנו על תוכנות אופיס משרדיות. לקח זמן להטמיע את התוכנות בעבודת המשרד השוטפת, אך היום ברור לכולם כי שליטה בתוכנות אלו הינה בסיס ליעילות ולשליטה בעבודת המשרד היומיומית. עתה הגיע הזמן לשלב הבא. דמיין לעצמך ישיבה מול המחשב, חשיבה על תיק כלשהו ושליפה מיידית של כל החומר הרלוונטי לתיק זה. כך עובד עורך דין בעידן המידע. תוכנות לניהול משרד עורכי דין הופכות לתקן במשרדי עורכי דין. מובילי המהפכה, במפתיע, הינם דווקא בתי המשפט. בתי המשפט ומערכת "נט המשפט" המוטמעת בהם בימים אלו, מושכים את כל ענף הדין לעבודה מסודרת ואיכותית בניהול תיקים ממוחשבים. הרוב המכריע של המשרדים הגדולים התחילו בהטמעת תוכנות לניהול המשרד כבר בתחילת שנות התשעים. לאחריהם, התחילו תוכנות אלו להכנס גם למשרדים הבינוניים והקטנים. תוכנה מסוג זה מכילה מספר מיני מערכות המוטמעות בה, המקנות יכולות ויתרונות לעסק המשתמש בה: • מערכת CRM (ניהול קשרי הלקוחות) – העוזרת להעניק ללקוח שירות טוב יותר. עסק משפטי הינו עסק שירותי שבסיסו הוא הענקת שירותים משפטיים ללקוח. עם מערכת CRM ניתן לתת ללקוח שירות טוב יותר ובעיקר מיידי – תשובות מידיות ללקוח השואל כיצד מתנהל הטיפול בעינייניו. • מערכת ניהול תיקים ומסמכים – תיוק מיידי ודיגיטלי של כל מסמך הנוגע לתיק, מאפשר סדר וחיסכון בנייר. במקביל, מערכת "נט המשפט" או בכינויה "בית משפט ללא נייר", נותנת ממשק יעיל ומהיר בין המשרד לבית המשפט. כל שינוי או החלטה בתיק מעודכנת מיידית במערכת וגוררת עימה שינוי אוטומטי ביומן עורך הדין. • מערכת ניהול יומנים שיתופית – כל גורמי המשרד שותפים ליומנים, כך מתאפשר דיוק, סדר ואחריות הדדית של צוות המשרד. למערכת זו חשיבות עצומה במניעת תקלות הנפוצות במשרדים שעדיין לא הצטיידו בתוכנה, כגון איחורים ללקוח או חשוב מכך – החמצת הופעות בבית המשפט. • מערכת ניהול פיננסי – משרד עורכי דין הינו עסק כלכלי הפועל למטרות רווח. במשרדים הפועלים ללא תוכנה, ישנו חסך בניהול פיננסי המתבטא בשגיאות בחיוב הלקוחות. באחד ממשרדי עו"ד שבהן הוטמעה תוכנה לאחרונה, נבדק ונמצא כי התוכנה מסייעת לחיוב בין 20,000 ל-30,000 ₪ בשנה רק בתחום הדואר שנשלח ולא חוייב. כמו כן, התוכנה מסייעת להבנת מבנה ההכנסות (ה'פארטו') של העסק –מי מהלקוחות מייצר לעסק את מירב ההכנסות. ע"י כך השותפים יכולים להחליט מי מהלקוחות לא רווחי לפירמה ולקבל ממנו פחות עבודה. משרדים המתחילים לעבוד עם תוכנה, בדרך כלל משנים את דפוסי העבודה של המשרד ומעלים את רווחיות העסק בטווח המיידי. הם מספרים כי התוכנה מהווה עבורם כלי לקבלת החלטות ניהוליות מהמעלה הראשונה ופותרת את בעיות המשרד בצורה מושלמת. עד היום, משרדים קטנים עד בינוניים לא יכלו להרשות לעצמם תוכנה, עם כל הייתרונות הברורים הכרוכים בה. מעתה, גם אלו שלא יכלו, יכולים לעשות זאת. מודל תמחור SAAS (Software As A Service) הינו מודל המוזיל את עלויות הכניסה לעידן המידע. כדאי ומומלץ גם לאותם משרדים שלא התנהלו בצורה זו לבחון אפשרות מעבר לצורת עבודה זו, ולהתחיל להנות מאותם ייתרונות ש"הגדולים" נהנים מהם כבר שנים. *הכותב הינו מנהל השיווק של תוכנת "Legal" לניהול משרדי עורכי דין.
